How to Write an Email (No, Really) | Victoria Turk | TEDxAthens

Traductor: Eloísa GuerraRevisor: Elena Crescia Voy a enseñarles cómo escribir un correo electrónico. No, en serio. Seguramente piensan que son expertos en correos electrónicos. Han escrito correos electrónicos durante años, décadas. Pasan la mayoría de su jornada laboral escribiendo, enviando, recibiendo y contestando correos electrónicos. Viven en su bandeja de entrada. Pero estoy aquí para decirles que seguramente lo están haciendo mal. No se preocupen porque en más o menos 15 minutos, les guiaré a través deuna visita relámpago a lo último en etiqueta de correos electrónicos. Primero, retrocedamos un poco. ¿Por qué me importa tanto lo que ocurra en su bandeja de entrada? Para muchos de nosotros,el correo electrónico se ha convertido en la manera habitual en la que noscomunicamos entre nosotros en el trabajo. Y por una buena razón: Es rápido, es fácil, es conveniente. Pero esta es la realidad. Aunque el correo electrónico es en apariencia la forma más fácil de comunicarse en un contexto laboral, también es intensamente estresante. Puede ser la forma más rápidapara hacer las cosas, y, aún así, parece que toma mucho tiempo. Casi nunca se escucha a alguien quejarse de que tiene muy pocos correos electrónicos sin leer. Como consecuencia, mi filosofía sobre la etiqueta de correos electrónicos se guía por un principio fundamental: reducir lo máximo posible la carga de correos electrónicos. En su forma más simple, puede significar reducir la cantidad de correos electrónicos enviados y enviarlos a menos personas «Responda a todos» bajo su propio riesgo. Y cuando envíe un correo electrónico, debería hacerlo tan rápidoy fácil como sea posible para que su destinatario se encargue de ello. Entonces, con esa regla de oro en mente, escribamos un correo electrónico juntos,comenzando por el saludo «Hola» y un nombre probablemente esté bien. Estamos en 2019. Todos somos amigos aquí. Los modales en correos electrónicos han evolucionado. Antiguamente, podría haber sido habitual tratar los correos electrónicos como una versión digital de una carta ordinaria y dirigirse al destinatario con «Estimado». Pero hoy en día, la mayoría de los correos electrónicos, especialmente en un contexto laboral, son más como notas que una larga carta De hecho, el correo electrónico comenzó de esa manera. Los primeros mensajes enviados de computadora a computadoraen la red ARPANET en la década de los 70, antes de Internet tal y como lo conocemos hoy, eran actualizaciones de colega a colegamás funcionales que cartas perfectamente redactadas. Así que ahórrense el «Estimado» y el título de alguien para situaciones más formales, como una información oficialo una invitación Tampoco necesitan seguir diciendo «hola» cada vez que envían un correo a alguien en un diálogo continuo, sobre todo, si es muy activo. Si tienen una conversación, trátenla como tal. No necesitan seguir interrumpiendo con «hola», «hola», «hola», «hola». Mi regla de oro es seguir al sol: si su conversación dura varios días, entonces, salude otra vez después de cada nuevo amanecer. Así que esa fue la parte fácil. Vamos al grano y a «el cuerpo» de nuestro correo electrónico. Por supuesto, podrían enviarcorreos sobre todo tipo de temas, y tratar de comunicartodo tipo de opinión diferente. Así que hay mucho margen de maniobra aquí, pero todavía hay algunas reglas. Primero, revisemos nuestro objetivo número uno: reducir la carga de correos,reducir el estrés de correos. Eso significa «vayan al grano», conciso y preciso es su mantra. Cuando se trata de correos electrónicos, la buena etiqueta no tiene que ver con florituras sofisticadas, tiene que ver con respetar el tiempo de las otras personas. Cuando estaba investigando para mi nuevo libro sobre etiqueta digital, una de las personas con las que hablé era el escritor y creador de pódcast estadounidense, Merlin Mann. Es la persona que acuñóel término «Inbox Zero». Si no han oído hablar de él, es básicamente un método para ponerse aldía en sus correos electrónicos no leídos. No voy a entrar en eso aquí, pero si tienen una bandeja de entrada llena, ese método cambiará sus vidas. Bueno, cuando le pregunté lo que él pensaba que constituíala buena etiqueta de correos electrónicos, él dijo: —Suponga que todoel mundo con quien se comunica es más inteligente que ustedy se preocupa más que usted y está más ocupado que usted—. Creo que es un consejo excelente. Así que no se vayan por las ramas. Sin incoherencias. Sin chácharas. No tienen que preguntar por la salud de sus destinatarios cada vez que les mandan un correo electrónico. Dicho esto, es posibleser demasiado conciso. Hay una fina línea entre la brevedad y la rudeza. ¿Alguna vez han recibido un correo electrónico como este, tal vez de su jefeo un superior en el trabajo? [Bien.] ¿O tal vez uno como este? [Recibido.] ¿O como este? [Estoy de acuerdo.] El típico correo electrónico de una sola palabra. Y si creen que eso está mal, parece que se conoce al directorejecutivo de Amazon, Jeff Bezos, por reenviar mensajesde clientes a sus empleados no con una palabra sola,sino un signo: [?] el signo de interrogación. ¿Se imaginan recibir ese correo electrónico? En estos casos, la brevedad casi con seguridadcruzó la línea hacia la rudeza. Nadie esta demasiado ocupadocomo para no decir por favor y gracias. En cambio, estos correos se parecenmás a un juego de poder. Alguien que envía correos electrónicos como este está tratando de mostrarles lo ocupado e importante que es. Y eso no es muy respetuoso. Otro problema con estoes la falta de información útil. El correo electrónico es corto, pero nonecesariamente fácil de lidiar. ¿Qué se supone que deben hacer con eso? Como destinatarios, ¿se espera que respondan, hagan algo? Realmente no está claro. Cuando envían un correo, para reducir la carga de mensajes, deberían de poner toda la información relevante y asegurarse que toda estáincluida la primera vez Tener que mandar un correo dos veceses una gran metedura de pata. Así como una faltade información práctica, el problema con los correos muy breveses la falta de información emocional. Este es un problema importante con el correo electrónico como con muchas formasde comunicación digital. Debido a que se realiza mediante texto,es muy difícil transmitir sentimientos. No tienen ninguna de las señales no verbales que usamos cuando nos hablamos en la vida real para comunicar nuestra intención, como expresiones faciales,tono de voz o lenguaje corporal. Y eso facilita que el correo electrónico se malinterprete. ¿Significa ese «bien», feliz, triste,con recelo, enfadado? Puede ser difícil saberlo. Así que, cuando escribanun correo electrónico, léanlo de nuevo y revisen queno se puede malinterpretar, y usen todas las herramientas del lenguaje que tenemos para tratar de comunicarnuestra intención emocional. Incluso un simple signo de puntuaciónpuede ser una gran diferencia. Echen un vistazo a estos. ¿Cuál de estos les gustaría más recibir y cuál les gustaría menos recibir? Me gustaría recibir el segundo.Es un agradecimiento muy entusiasta. El que menos me gustaría recibir es el tercero. Ese punto final parece tan definitivo, ¿verdad? Y, a propósito, por esto estoy tan a favor de los «emoji» en los correos, siempre que no sea un contexto muy formal. Los «emoji» son genialespara comunicar sentimientos; son básicamente un sustituto digital de la expresión facial, después de todo, y todas las herramientas que tenemos para asegurarnos de que no nos malinterpreten, deberíamos usarlas. A continuación, pasemos a la parteen la tanta gente se equivoca: La despedida. Voy a mantener esta simple. Hay una forma correcta de despedirse en un correo electrónico. Es «Saludos cordiales». «Saludos» y «Mis mejores deseos» también se aceptan. ¿Algo más? No, lo siento. ¿«Atentamente»? Demasiado formal. ¿«Abrazo afectuoso»? Demasiado íntimo. ¿«Adiós»? Está bien para amigos, pero demasiado informal para un contexto profesional. ¿«Chao»? Chabacano. ¿«Sin otro particular»? Un poco pretencioso. Todos son terribles, pero mi despedida menos favorita es «Gracias de antemano». ¿Qué tiene de malo «Gracias de antemano»? Es increíblemente hipotética. No pueden agradecer a alguien por hacer algo antes de que hayan acordado hacerlo. Así no es como funciona la gratitud. Cuando dicen «Gracias de antemano» en un correo, básicamente están diciendo: —Oiga, por cierto, no tiene otra elección que hacer esto—. (Carcajadas) Así que si se ciñen a «Saludos» o «Saludos cordiales» no se equivocarán. Y necesitan escribirlo a mano todo el tiempo. Depender de que su firma automáticalo haga por ustedes Es el colmo de la pereza. Además, no aparecerá en algunos clientes de correo electrónico. Ya que hablamos de firmas de correo electrónico, de hecho, si deciden usar una, háganlo con elegancia no con palabras de colores, sin logos JPEG que puedan confundir los antivirus de todos, y sin citas profundas y significativas. Solo sus nombres y, si es necesario, sus datos de contacto. Así que ya tenemos nuestro correo electrónico, algunos toques finales: la línea del asunto Manténganlo simple Debe decir lo que contiene el correo electrónico. Resuman su correo electrónico en algunas palabras clave. No escriban una oración completa porque se cortará. No traten de ser graciosos y no abusen de pedir cosas con urgencia. «Con copia a» (por sus siglas: CC). Puede llegar el momento en el que quieran enviar un correoa varias personas a la vez, a ese punto pueden querer usar la opción «Con copia a» (por sus siglas: CC). Ahora bien, si tienen que quedarse con una cosa de esta charla, que sea la regla de los «CC». Yo no me he inventado la regla de los «CC». De hecho, es tan importante que incluso está incluida en el libro de referencia sobre etiqueta, Debrett's. La regla de los «CC» establece que los destinatarios principales de un correo, quienes se espera que respondan, deben ir en el campo «Para». Otros destinatarios de un correo, los que no se espera que respondan y que están incluidos por cortesíao para que estén informados, deben ir en el campo «CC». La próxima vez que reciban un correoque ha sido dirigido a varias personas, echen un vistazo: ¿Son destinatarios principales o están en «CC»? ¿Necesitan responder? Lo que más me gusta sobre la regla de los «CC» es que aclara tanto las expectativas de los destinatarios. Si están en el campo «Para»,deberían responder; si están en el campo «CC»,no deberían responder. Y también reduce la carga de correos electrónicos. recortando con suerte la cantidad de correos electrónicos enviados. Esas personas en «CC»no tienen ese momento incómodo de preguntarse: ¿se espera que tengo que participar aquí? La regla de «CC» cambiará sus vidascon respecto al correo electrónico. ¿Y qué me dicen de esa otra opción, «BCC»?(Con copia oculta a:) Eso sí, «BCC» puede confundir un poco, así que solo hay pocos casos específicosdonde deberían usarlo. Uno es para proteger la identidad de sus destinatarios si envía información confidenciala varias personas, por ejemplo. Otro es evitar un apocalipsis de correos donde todos se contestan a todos. A todos nos ha pasado: alguienenvía un correo a demasiadas personas, la gente comienza a presionar el «Responder a todos» Un caos. Uso adecuado de «BCC». Y como información adicional, una de las mejores jugadas en etiqueta de correos electrónicos es mover a alguien a «BCC»si ya no se necesita su contribución en una discusión en desarrollo. La forma en que funciona essi la discusión se sale un poco de control y saben que no es necesario que alguien responda, envían un último mensajemoviéndolos a «BCC». Son felizmente apartadosde cualquier caos futuro. Y ustedes quedan como superhéroes: acaban de salvar altruistamente su bandeja de entrada de correos innecesarios Estamos a punto de enviar nuestro correo electrónico. ¿O no? He dejado la cosa probablemente más importante para el final porque el momento en el cual se envía un correo electrónico debería tener tanta consideración como la que se pone en su creación. Lo primero es lo primero, si es un correo electrónico de trabajo,deben ceñirse a las horas laborales, no manden correos a las 2 de la madrugada en pijama. Una de las principales causas del estrés causado por correos electrónicos. es que no podemos evitarlo. Exige mucho de nosotros, especialmente ahora quevamos todos por ahí con mini computadoras en nuestro bolsillo. Podemos revisar nuestro correo en cualquier sitio y a cualquier hora. Pero en lugar de sentirnos libres,nos sentimos atrapados. Se espera que siempre estemos localizables. Nunca podemos dejarlo. La única forma de oponerse a esta tendencia es comenzar a poner límites. A menos que sea un cirujano del corazón, seguramente no necesita estar disponible todo el tiempo. De hecho, probablemente sea mejor si lo no está. He revisado mis correos del trabajo en algunos sitios increíblemente inapropiados Así que deben ceñirse a las horas laborales. Ahora bien, podrían decir que el destinatario debe decidir cuándo revisar sus correos. Pueden enviar un correo a las 2 de la madrugada pero no tienen que responder hasta el día siguiente. El problema es que es más fácil decirlo que hacerlo. Cuando tienen una notificación de correo electrónico sin leer echando humo en su bolsillo, es muy tentador revisarlo. Por lo tanto, está en el remitenteestablecer una norma razonable y demostrar buena etiqueta al hacerlo. Así que ese es nuestro correo electrónico completado. Espero que me acompañen en difundir la buena etiqueta de los correos electrónicos y hacer que nuestras vidas digitalessean un poco más fáciles. Así que todo lo que me queda por hacer ya es terminar este mensaje y despedirme. ¡Gracias! (Aplausos)