✅ Cómo usar GOOGLE CALENDAR como agenda [GUÍA completa]

sientes que el tiempo se te escapa tienes tareas pendientes desde hace tiempo y nunca encuentras hueco para ellas o incluso a veces se te olvidan eventos y citas no te culpes por ello porque actualmente la falta de tiempo es uno de los problemas más repetidos soy almudena y en este tutorial te voy a enseñar a organizar y planificar tu tiempo con google calendar agenda tus tareas crear recordatorios y olvídate de tener que recordar todo lo que tienes que hacer para centrarte en lo realmente importante para acceder a vuestro google calendar desde la página principal de google hacemos click en iniciar sesión y aquí introducimos el correo electrónico en este caso yo que utiliza este correo electrónico de prueba que tiene el calendario totalmente vacío hacemos clic en siguiente e introducimos la contraseña si no tenéis una cuenta de gmail lo primero que debéis de hacer es crear una así que os dejo el enlace al vídeo donde explicó cómo hacerlo tanto en la parte superior derecha como la descripción del vídeo una vez que estamos bloqueados hacemos clic en este icono de 9 puntitos y seleccionamos la aplicación calendar automáticamente nos muestra la semana actual en la que nos encontramos y vamos a comenzar viendo la interfaz aquí en la parte izquierda empezamos por abajo tenemos mis calendarios estos son los calendarios que crea por defecto por defecto crea uno con nuestro nombre en este caso sandra cuesta que es el nombre que dimos al usuario de prueba que hicimos un calendario de cumpleaños uno de recordatorios y uno de tareas y en este caso como nos encontramos en españa nos ha añadido los festivos de españa seguidamente justo encima tenemos una vista del mes actual que en este caso es febrero de 2021 que podemos cambiar desde aquí tenemos también el botón de crear que veremos después para qué sirve aquí en la parte superior también podemos movernos entre las diferentes semanas en este caso estamos viendo una vista de semana seguimos y aquí tenemos la opción de buscar la ayuda la configuración que es desde donde vamos a configurar cualquier cosa de google calendar y aquí tenemos la vista por último desde aquí podemos acceder a otras aplicaciones de google y aquí en la parte derecha tenemos otras aplicaciones que son y más pero en este caso nos vamos a centrar en google calendar vamos a comenzar viendo las formas que tenemos de ver nuestro calendario por defecto nos muestra la semana pero si desplegamos aquí podemos ver el día actual en este caso no tenemos nada introducido con lo cual lo muestra totalmente vacío también tenemos la opción de ver el mes completo como veis en este caso simplemente está mostrando los festivos de españa' que aparecen por defecto luego veremos cómo desactivarlos o incluso cómo borrar este calendario podemos ver la vista de año de casos se verían todos los meses del año actual la vista en agenda en este caso me muestra simplemente los festivos no está mostrando desde febrero hasta agosto de 2021 porque no tenemos nada introducido en nuestro calendario pero en el modo agenda si tuviéramos eventos pues nos mostraría los eventos del día como una agenda y la opción de cuatro días en la que vemos cuatro días a partir de pero si vosotros queréis ver tres días o cinco días pues también se podría configurar sin problema luego lo veremos vamos a quedarnos en la vista de semana y continuamos viendo los calendarios aquí en la parte izquierda es donde se encuentran los calendarios por defecto y desde donde podéis crear más calendarios para que os hagáis una idea de lo que es un calendario en google calendar es como una categoría es decir no son calendarios diferentes sino son categorías que google los llama calendarios en las que puedes ubicar diferentes tipos de actividades por ejemplo podemos tener un calendario de cumpleaños pero podríamos crear un calendario de cumpleaños de la familia o podríamos crear un calendario de trabajo un calendario de reuniones etcétera es importante que penséis qué calendarios vais a necesitar y cuál es la mejor forma de organizar vuestras actividades y aquí en esta zona de otros calendarios nos aparece por defecto el de festivos en españa si queremos dejar de visualizar este calendario simplemente desmarcamos esta opción vamos a ver la vista para que veáis como desaparecen los festivos y también podríamos eliminarlo haciendo clic en este as para anular suscripción a festivos de españa también podemos añadir otros calendarios desde este símbolo más podemos suscribirnos a un calendario crear un calendario explorar calendarios de intereses desde url importar de los calendarios que vienen creados por defecto vemos que solo podemos anular nuestra suscripción al de festivos en españa y al de cumpleaños lo podemos eliminar en el de sandra cuestan y el de recordatorios y el de tareas vamos a crear un nuevo calendario en este caso yo quiero agendar en este calendario todas las actividades que tenga fuera del trabajo por ejemplo las clases de inglés ir al gimnasio las clases de pilates etcétera hacemos clic aquí hacemos clic en crear un calendario y le vamos a dar un nombre en este caso clases podríamos añadir una descripción ya que nos muestra la zona horaria que por defecto es la que tenemos establecido para nuestra cuenta hacemos clic en crear calendario volvemos a nuestro calendario y aquí tenemos clases desde estos tres puntitos podemos ver las opciones y como ves podemos cambiar el color vamos a darle un color verde lima y de esta forma podéis ir creando los calendarios que necesitéis si os preguntáis cuántos calendarios podéis crear lo que dice google es que si creas más de 60 calendarios en poco tiempo es posible que tu calendario pues el modo de sólo lectura durante unas horas y puedan pasar varias horas hasta que puedas volver a crear calendarios vamos a cambiar la vista al modo de semana para comenzar a añadir eventos y vamos a comenzar añadiendo eventos a este calendario de clases imaginad que sandra tiene clases los martes y los jueves de pilates de 7 a 8 por ejemplo podemos crear el evento haciendo clic en este botón de crear y vemos que se abre esta ventana o podemos directamente en el día y la hora en la que queremos que el evento establecer lo hemos dicho los martes y los jueves a las 7 hacemos clic con el ratón y aquí se abre la ventana del evento vamos a añadirle un título en este caso clases de pilates y vemos que justo debajo tenemos la opción de evento tarea o recordatorio que son los tres tipos de elementos que podemos añadir a nuestro calendario las diferencias cuando añadimos un evento establecemos un periodo de tiempo y un día por ejemplo este evento va a ser los martes y los jueves y va a durar de 7 a 8 de la tarde podemos añadir invitados añadir videollamadas de google mi ubicación y tenemos otras opciones en el caso de las tareas como su propio nombre indica es una tarea a realizar pero no se establece que ocupe un periodo de tiempo podemos establecer el día y la hora o establecer que es una tarea a realizar en todo el día es una descripción pero no le asignamos un periodo de tiempo concreto y por último tenemos los recordatorios que como su propio nombre indica pues es un recordatorio simplemente le damos un nombre le decimos una fecha y una hora a la que queremos que nos lo recuerde también podemos establecer si se repite o no y esto sería un recordatorio por ejemplo los recordatorios los utilizaremos para establecer los cumpleaños si lo queréis guardar en google en este caso vamos a establecer un evento y para establecer la hora haríamos clic en esta zona vemos que podemos establecer que sea todo el día y si se repite o no si desplegamos vemos que tenemos diferentes opciones cada semana el martes cada mes el segundo martes en este caso yo quiero establecer los martes y jueves pero no vamos a establecerlo todo el año imaginad que las clases terminan el 30 de junio pues en este caso hacemos clic en personalizar y vamos a ver más opciones pero antes recuerda suscribirte a saber programas y activar las notificaciones para no perderte los próximos tutoriales vamos a decirle que se repita cada una semana así por ejemplo tuviéramos estas clases una semana así una semana no pues estableceríamos dos semanas pero en este caso es una vamos a establecer que se repite los martes y los jueves también y podemos establecer cuándo termina en este caso termina el 30 de junio así que elegimos el día desde esta zona hacemos clic en listo vamos a ver más opciones de los eventos vemos que podemos añadir la videollamada en este caso no tiene sentido añadir una ubicación podríamos añadir la ubicación del gimnasio una notificación en este caso la vamos a quitar y podemos asignarlo a un calendario por defecto nos lo asigna al de sandra cuesta que es el que viene por defecto pero lo vamos a asignar al de clases vemos que cambia el color pero podríamos seleccionar un color diferente para este evento en concreto no lo vamos a cambiar y vemos que aquí tenemos una caja para añadir una descripción en la que podemos adjuntar archivos y también añadir enlaces lo cual es muy interesante si agendas una reunión pues aquí te puedes adjuntar los archivos que vas a utilizar o los enlaces que necesitas una vez que lo tengas haces clic en guardar y ya lo tenemos agendado si volvemos a la vista de mes vamos a comprobar que tenemos esa actividad todos los martes y los jueves y acaba justo el 29 de junio el 1 de julio que es jueves ya no tendríamos nuestra clase de pilates creamos otro calendario rápidamente en este caso va a ser un calendario de reuniones de trabajo hacemos clic en crear calendario volvemos ya lo tenemos aquí podemos cambiarle el color si lo vamos a dejar tal cual lo tiene y vamos a agendar una reunión por ejemplo el miércoles de 10 a 12 desde el botón en este caso pues reunión con inversores por ejemplo de título y vamos a decir que es el miércoles de 10 a 12 este evento en este caso no se repite aquí podríamos añadir invitados podríamos añadir las direcciones de email y se les enviaría una invitación a este evento añadir la ubicación y aquí vamos a cambiar el calendario en este caso a reuniones de trabajo vamos a establecer una notificación podemos elegir entre una notificación en nuestro teléfono que nos saltaría a la recepción de un correo electrónico vamos a elegir por ejemplo correo y queremos que nos lo envíe el día anterior para preparar la reunión aquí podríamos añadir una descripción incluso si tenemos la presentación pues la podríamos adjuntar sin ningún problema y si queréis también podéis añadir invitados al evento añadimos el correo hacemos clic en guardar y nos pregunta si queremos enviar invitaciones por correo electrónico los invitados que utilizan google calendar pues le vamos a dar clic en enviar y las personas recibirán una invitación vemos que no lo hemos agendado correctamente ya que está a las 10 de la noche entonces lo vamos a mover a su hora correcta que son las diez de la mañana soltamos y como hemos añadido a una persona nos pregunta si queremos enviar notificaciones por correo electrónico a los invitados actuales que usan google calendar vamos a informar de que la hora era incorrecta hacemos clic en enviar y ya lo tendríamos agendado abrimos la cuenta de correo a la que hemos invitado para que veáis lo que recibe la persona a la que invita es ha recibido un primer email en el que se le avisa de que sandra apuesta al invitado a esa reunión aquí tenemos toda la información y directamente aquí puede explicar si va a asistir o no y como hemos modificado la hora después pues ha recibido de nuevo una modificación con el mensaje que hemos escrito aquí en esta parte y esto lo que reciben las personas a las que invitase a eventos al igual que hemos modificado la hora del evento simplemente clicando y arrastrando también podemos modificar la duración arrastrando hacia abajo o hacia arriba imaginad que se acorta la reunión y va a durar sólo hasta las 11 y media nos aparece de nuevo el mensaje de enviar notificación que en este caso no lo vamos a hacer y vemos que fácilmente podemos modificar la duración de eventos simplemente arrastrando y clicando si queremos eliminar cualquier evento de google calendar simplemente tenemos que seleccionarlo y aquí nos aparecen las opciones editar eliminar en bear un correo electrónico a los invitados y aquí tenemos otras opciones he añadido algunos eventos para poder ver algunas opciones más como veis en este caso he añadido una jornada laboral y si añadimos otros eventos que se superponen a estos eventos más largos vemos que los visualizamos encima también vemos en el caso de crear un evento dentro de uno de los calendarios en este caso la masterclass está dentro del calendario de clases el borde se muestra del color del calendario pero como hemos personalizado el color el resto del recuadro se muestra del color que hemos personalizado vemos que aquí tenemos una tarea justo en la mitad que se muestra justo encima para que podamos visualizarlo y al ser una tarea vemos que al clicar sobre ella tenemos la opción de marcar como completado si lo hacemos pues simplemente no deja de aparecer se tacha para que sepamos que esa tarea ya la hemos hecho en este caso la tarea aparecía justo a esta hora porque le hemos establecido una hora concreta pero en el caso de tareas en las que marcamos todo el día como es el caso de revisar facturas es una tarea que tenemos realizar en el día pero lo hemos establecido una hora aparece en la parte superior del día en el que la hemos establecido si queremos eliminar cualquier tarea recordatorio o evento pues sólo tenemos que clicar sobre él y aquí nos aparece la papelera para eliminarlo y en el caso de que estemos hablando de eventos recurrentes como serían por ejemplo las clases de pilates vamos más adelante en el calendario imaginad que en mayo decidimos que vamos a dejar de ir a clases de pilates pues para eliminar el evento hacemos clic en la papelera como es un evento periódico nos da la opción de eliminar este evento es decir en este caso marcaríamos que este día no vamos a ir a la clase de pilates si queremos eliminar este evento y los posteriores es decir a partir de este día no vamos a ir a clase de pilates o si queremos eliminar todos los eventos del calendario es decir los que han pasado y los posteriores incluido a este en este caso a partir de mayo ya no vamos a ir entonces vamos a eliminar este evento y los posteriores hacemos clic en aceptar y como vemos se ha eliminado de mayo y las semanas siguientes pero si volvemos atrás aquí tenemos clases de pilates otra opción muy interesante de google calendar ya la que no se suele prestar mucha atención son las opciones de búsqueda en mi caso ya haciendo cosas a seis meses vista tres meses vista o puedes agendar una reunión dentro de un mes y medio e imagina que recibes una llamada y te preguntan oye qué día y qué hora teníamos tal reunión entonces podéis buscarlo fácilmente haciendo clic aquí buscáis el texto en este caso pues una reunión con una empresa a ver tasa comenzamos a escribir pulsamos enter y vemos que aquí nos hace la búsqueda de todo el calendario nos dice que el 4 de marzo 2021 de 1 a 2 tenemos la reunión con los inversores de haber tasa y aquí tenemos incluso metida la dirección de la reunión y por último vamos a ver algunas de las opciones más interesantes de configuración y cómo compartir un calendario con otro usuario comenzamos con las opciones de configuración en este caso como veis la semana comienza en domingo pero a mí me gusta que mi semana comience el lunes para cambiar eso nos vamos a las opciones de configuración configuración y aquí tenemos todas nuestras opciones en este caso también voy a aprovechar y voy a cambiar el formato de la hora ya que me gusta verlo en un formato de 24 horas podemos cambiar la duración predeterminada de los eventos en este caso está en 60 minutos y lo voy a dejar así tenemos la opción de visualizar o no los fines de semana si utilizáis un calendario solo para trabajo pues podréis deshabilitarlo y no veréis los fines de semana podemos mostrar los números de la semana y aquí en opciones de visualización tenemos la opción de qué día empieza la semana en este caso está domingo y yo quiero que empiece que el lunes sólo podemos cambiar entre el lunes el sábado y domingo y en la vista personalizada que vimos al principio que es una forma de visualizar nuestro calendario podemos elegir entre diferentes opciones desde dos días a cuatro semanas en este caso pues yo quiero ver por ejemplo cinco días y aquí también tenemos las opciones de importar y exportar calendarios que aquí los tenemos podríais importar un archivo de vuestro ordenador o exportarlo hacemos clic en exportar y vemos que aquí se acaba de descargar un archivo zip con la información de nuestros calendarios volvemos a la vista del calendario vemos que se ha cambiado correctamente y nuestra semana comienza el lunes y si cambiamos la vista ahora nos aparece a 5 días y lo veríamos así y por último una opción muy interesante es la posibilidad de compartir calendarios con otros usuarios podéis compartir un calendario con cualquier persona y que ésta lo añada a su google calendar y por esta razón es importante tener los calendarios bien organizados imaginad que en nuestro trabajo tenemos muchas reuniones agendadas y llega a nuestro periodo de vacaciones imaginad que nos vamos un mes y otra persona tiene que encargarse de todas esas reuniones pues si lo tenemos agendado todo dentro de un calendario es tan sencillo como compartir el calendario con esta persona si hacemos clic en los tres puntitos del calendario tenemos la opción de configurar y compartir y si hacemos scroll aquí en la parte inferior vemos que el calendario es nuestro podemos añadir personas añadiríamos aquí la dirección de correo eléctronico y también podemos personalizar los permisos lo cual es muy interesante y otra opción es crear un enlace para compartir si hacemos clic pues se nos muestra este enlace solo tendríamos que copiar este enlace y enviárselo a la persona para que tuviera acceso a este calendario en este caso como os dije al principio es muy importante la organización de vuestros calendarios porque si lo apuntáis todo en un mismo calendario al compartir el calendario pues puedes compartir toda esa información en cambio tenéis la información muy organizada será más fácil compartir un calendario porque solo tendría información de una categoría no lo dejes para mañana y empieza hoy mismo a organizar y planificar tu tiempo con google calendar cuéntanos en los comentarios tu experiencia seguro que le das algún uso que es inspirador para otros usuarios y si quieres seguir aprendiendo puedes ver este vídeo de aquí o también puedes suscribirte a nuestro canal para no perderte el nuevo contenido nos vemos en el próximo vídeo