Cómo organizar EVENTOS exitosos! 💪🏻 💪🏻 💪🏻

cómo producir un evento exitoso muchas veces acá dentro de las responsabilidades del área de marketing producir distintos tipos de eventos pero uno no siempre está listo o tiene la experiencia para producirlos es por eso que quiero compartir con ustedes algunos valiosos tips para que puedan estar listos al momento de hacer la preproducción y ejecución de sus eventos para que tengan todo el éxito que desean primero que nada piensen en el concepto y los objetivos que tienen establecidos para este evento qué tipo de evento es porque lo estoy haciendo para que quieres transmitir que quieres comunicar para quién es el evento cuál es tu público objetivo y hablando de qué tipo de evento va a ser va a ser un taller va a ser un concierto quizás va a ser un evento de diversión de vacaciones de reconocimiento de capacitación hay que definirlo primero y en base a este conocimiento tienes que ponerte a pensar cuál es la convocatoria que tú quieres tener cuál es la que más posiblemente vas a poder tener cuántas entradas vas a poder vender con este dato en mente es que vas a poder definir el local el tipo de local que necesitas si es una reunión pequeñita podría hacernos en un directorio en la oficina probablemente lo puedas organizar tú mismo y requerir la participación de una productora proceso un evento de mayor escala es muy probable que si necesites pedir ayuda a una productora que te ayude con la ejecución y la contratación de toda la maquinaria escenografía luces y todos los detalles que tú como productor general del evento no te puedes estar preocupando hasta el último detalle el día del evento vas a tener que estar preocupado por el buen desarrollo de la agenda de tu evento tienes que estar tranquilo y concentrado en tu contenido entonces si es un evento más grande hay que contratar a una productora de eventos yo desde mi experiencia les puedo recomendar trabajar con ms producciones de más y gonzález que la verdad que trabaja un montón de eventos con ella y siempre ha sabido responder perfectamente a todos los requerimientos que he tenido y solucionarlos rápidamente y la verdad que teníamos requerimientos bien bien bien específicos así que bueno si no están seguros con quién trabajar les recomendó contactarla porque muy buena si ya tienes todo esto claro y en mente es que ahora vas a poder seleccionar tu fecha y tu local tienes que asegurar y pagar tu local porque sin eso no puedes realmente comenzar a promocionar nada entonces comienza a visitar los locales donde puede hacer tu evento en todas las reuniones que necesites para estar tranquilo con la fecha y el local de las negociaciones y déjalo apagado porque esa es la base con eso puedes comenzar a promocionar tu evento y comenzar a trabajar en la producción si no estás un poco en el aire adelántate todos los meses que puedas y el momento también de pensar y comenzar a conversar quizás con algunos posibles patrocinadores que puedan participar apoyándote como tendai sino quizás alguna inversión adicional en la producción de otro dentro pero en realidad al momento que ya tienes tu fecha y tu local es que ya puedes comenzar a vender tus entradas pero va a tener costo el ingreso va a ser gratis o va a tener un costo y lo vas a distribuir donde lo vas a vender por internet o lo vas a vender quizás en tu tienda o en algunos puntos de distribución o va a ser distribuido por nose teleticket shop puntoticket hay que definirlo y contactar a estos proveedores y que fuera necesario en paralelo también tienes que ir desarrollando un cronograma de fechas importantes en relación a la producción de tu evento reuniones dentro de tu equipo reuniones con proveedores o con la productora reuniones en el local donde va a ser y cualquier otro detalle que fuera a ser requerido y de la mano con el cronograma bien la agenda minutos minutos que es obviamente una descripción minuciosa de cada uno de los detalles qué va a pasar dentro de la agenda de contenido del día de tu evento que va a pasar desde el momento uno que se abran las puertas para que entren los proveedores a qué hora vas a llegar tú a qué hora va a llegar al resto del equipo adquiero va a llegar el primero de los oradores está aquí ahora se va a hacer la prueba en sonido a qué momento van a ingresar todos los invitados todo eso tiene que estar detallado dentro de la agenda minuto minuto con el tiempo aunque sean solamente un minuto de cada una de las actividades dentro de la agenda hablando de la agenda minutos minutos que quiero aprovechar y dejarles un formato que pueden descargar apretando esta tarjeta que aparece acá arriba con el link para que descarguen un formato de agenda minuto minuto que les puede servir como plantilla y organizar bien su evento yo lo utilizado en una cantidad de eventos siempre me ha funcionado a fuente bien y no denle un look a este formato que yo estoy seguro que les va a ayudar muchísimo y hay que comenzar con la promoción del evento si es que es un evento masivo como un concierto pues puedes pensar en hacer una pauta publicitaria y lanzar tu campaña en televisión radio y prensa pero si quizás es un evento mucho más pequeño de nicho puedes buscar algunos medios especializados como algunas revistas que tienen nichos muy específicos o medios digitales muy segmentados exactamente para llegar al público que tú quieres atacar y lo más importante es el contenido de tu evento no si no tienes un contenido que ya estás desarrollando que es lo que quizás demora más no tienes nada tampoco entonces tienes que comenzar a pensar en qué oradores van a estar ahí presentes que necesidades especiales van a tener qué dinámicas vas a tener dentro de tu evento que artistas vas a tener qué bailarines que músicos qué requisitos especiales tienes tú como empresa o u organizador qué requisitos especiales tienen tus oradores a nivel de su presentación de power point música al momento de subir o bajar del escenario algún vídeo alguna dinámica algún material entonces son estos detallitos que tienes que tener muy muy claro al momento de correr otro evento porque los eventos son mucho de la experiencia del cliente del espectador que te está viendo ahí en el público entonces todo lo que yo vivan todos estos detalles que puedan a complementar su experiencia durante el evento durante la ejecución del evento es lo que va a hacer que tu evento sea memorable muy recordado y realmente impactante adicionalmente quizás vas a tener algún contenido pre grabado como puede ser algún vídeo especial que van a lanzar en ese evento o lo han producido especialmente para el evento o quizás algunas cuñas publicitarias o de audio no será alguna alguna locución especial todo esto tiene que estar producido antes del evento tiene que estar aprobado entonces todo esto hay que comenzar a trabajarlo con todo el tiempo de anticipación que sea posible de preferencia varios meses porque necesitas ir haciendo seguimiento a cada uno de los proveedores o a la productora qué tipo de proveedores si estás haciendo un evento solo qué tipo de proveedores tendrías que estarse preocupando en el local tiene que asegurarte de que la fecha está bien separada quizás tienes alguna escenografía si quizás tienes un proveedor aparte sobre luces no hay la iluminación del evento que es súper importante quieres alguna decoración algunos banners algunos elementos o algunas flores sobre el escenario quién va a ser el registro de fotos y videos durante el evento tienes que contratar a un proveedor que te dé este servicio tienes que asegurarte de tener algunos elementos como una salita para los oradores para que ellos se pueden estar preparando en el backstage minutos antes de subir al escenario con todos los materiales que puedan requerir algún buen primero es importante que tengan un monitor para ver lo que está pasando afuera y que puedan escuchar lo que está pasando en el escenario y que tengan a su disposición materiales para apuntar libretas lapiceros tijeras y ese tipo de cosas nunca pueden faltar en un backstage porque son muy necesarias un ensayo general no siempre tiene que ser en el lugar del evento pero puedes repasar la agenda minuto a minuto con todo tu equipo interno y con todos los proveedores que hayas contactado para que el evento pueda fluir bien el día de ejecutar el evento puedes hacerlo en tu oficina en tu casa practicando mucho la dinámica con cada uno de los oradores y el maestro de ceremonias importante también coordinar con la productora y el área de seguridad cómo va a ser el ingreso y el registro de todos los asistentes para que puedan ingresar al local de la manera más rápida y fluida y segura posible en relación a tu equipo entrega a cada persona claramente su rol y sus responsabilidades durante todo el evento para que nadie pueda fallar explicarlo bien y se detallado con estas partes estos roles irresponsables tienen que estar super claros nadie dude al momento de tener que dar una respuesta ante un momento de incertidumbre con algún imprevisto entonces que no te agarra este momento desprevenido y que cada persona sí que tú das la alerta como coordinador general estén listos y puedan dar respuesta inmediata uno o dos días antes del evento la productora por lo general se va a encargar del montaje del evento en el lugar si es que es un evento más pequeño lo puedes hacer tú pero tiene que asegurarte llegar varias horas antes de tu evento no puedes hacer qué cosa no puede pasar el momento no puede pasar que se vea desordenado no pueden llegar tus invitados y verte a ti correteando por ahí terminando de conectar algún cable o probando las diapositivas y esas cosas no pueden pasar al momento que llega el primer invitado tiene que estar todo perfecto y ya todo en perfecta armonía y lo estamos esperando los recibimos con una bonita sonrisa les damos la bienvenida los invitamos a que se sienten en los primeros asientos eso es clave recuerda la experiencia de tus clientes la experiencia de estos espectadores desde el momento que ingresan a tu evento y esto va de la mano ya con la ejecución del día del evento que es lo más importante en la ejecución del evento una comunicación continua con tu equipo porque tú ti tú como coordinador general tienes que estar en contacto con la productora y con el resto de tu equipo que tú le has entregado algunos roles y responsabilidades cómo se hace esto con una conexión una radio interna que por un canal todos se pueden estar comunicando de cualquier detalle que puede estar pasando aún cuando tu evento esté perfectamente organizado siempre va a haber algún imprevisto que te va a sacar un poquito de tu zona de confort y tú tiene que estar listo y bien comunicado con tu equipo para poder dar las instrucciones respectivas para solucionarlo y que la experiencia de tu consumidor no se vea afectada una respuesta rápida con una comunicación clara y con eso regreso a que te enfoques en los detalles enfócate en los detalles que van a hacer que la experiencia de tus clientes de tus asistentes sea realmente memorable y que vayan a llevarse un bonito recuerdo y que vayan a recomendar tus eventos no quiero todo lo que tú hagas que se pueda popularizar a través del boca a boca eso sería espectacular y está en tus manos simplemente cuidando mucho los detalles y que todo vaya a pasar de la manera más fluida posible recuerda en una frase que siempre se utiliza en el mundo del espectáculo es de show más world al momento de salir frente al escenario no hay ningún problema todo está perfecto todo está en orden todas son risas no puedes permitir que ningún imprevisto afecte el desarrollo de tu evento y del show y luego del evento lo importante es evaluar los resultados si es que se lograron alcanzar los objetivos que te había planteado y utiliza todas las métricas que puedas y que realizaste venta de productos en tu evento cuántos asistentes tuviste qué comentarios recibiste apliques alguna encuesta de satisfacción evaluarse cuál fue el rol el retorno sobre la inversión de tu evento son métricas que son importantes de tener en mente y de todas maneras utilizarlas para medir el desempeño de tu evento y como poder seguir mejorándolo para la próxima vez sobre eventos podemos seguir hablando eternamente porque muchísimos detalles que se pueden estar perdiendo pero lo vamos a dejar para un segundo vídeo porque este ya está en casi 10 minutos pero pronto viene la parte 2 con muchísimo más gracias soy con solo gobiernos que quieren más información pueden contactarme a través de mi página web suscribirse a mi canal de youtube para estar siempre al día con los últimos vídeos de tips efectivos de marketing o contáctenos a través de linkedin todos los links están en la descripción del vídeo nos vemos muchas gracias [Música]