8 Excel-tools die iedereen zou moeten kunnen gebruiken

¡Hola, todos! En este video, he compilado unaselección de las 8 herramientas para principiantes más importantes en Excel. Todas las herramientas y enfoquesdiscutidos en este video son extremadamente fáciles de usar,pero al mismo tiempo brindan enormes beneficios, y si no los conoce, las tareassimples causarán una gran cantidad de complejidad innecesaria y accionesinnecesarias en su día a día. trabajar en Excel. Bueno, vayamos al análisis. Entonces, laprimera herramienta con la que nos familiarizaremos es el formato condicional.Supongamos que tenemos la siguiente tabla que muestra la distribución de los valores de undeterminado indicador por horas en diferentes días de la semana. Por ejemplo, puede ser ladistribución porcentual de pasajeros transportados a lo largo de una determinada ruta pordía. Con el formato condicional en solo un par de clics, podemos convertireste conjunto de números en una base visual para futuras decisiones de administración. Esto es lo que quiero decir. Vamos a seleccionar en primer lugar todos los valores de la tabla. Ahora,en la pestaña Inicio, aquí podemos encontrar muchas plantillas deformato de celda condicional preparadas para, quizás, la mayoría de los escenarios posibles.En primer lugar, existen reglas de formato aritméticas , es decir, por ejemplo, laselección de celdas con indicadores superiores a un valor especificado, mientras quetambién se puede establecer el color de la selección de celdas adecuadas . También es posibleresaltar celdas con indicadores inferiores a un valor especificado. Puede seleccionar unvalor en un cierto rango, mientras que este rango se puede ajustar de forma dinámicacomo esto utilizando células y así sucesivamente. Todas estas reglas aritméticas sonintuitivas y claras, por lo que solo te aconsejo que juegues con ellas pararecordar qué herramientas tenemos disponibles al respecto. Además, existeun conjunto completo de formato comparativo en forma de escalas. Por ejemplo,mi regla favorita es la escala rojo-amarillo-verde . ¿Qué hace ella?Busca el valor máximo en el rango especificado y se convierte en lareferencia verde. También se encuentra el valor mínimo y se convierte en lareferencia para el color rojo. Como resultado, todos los valores del rango reciben uncolor específico. Cuanto más cerca del máximo, más verde. Cuanto más cerca del mínimo,más rojo. Cuanto más cerca esté el valor de la media entre el máximo y el mínimo, es decir, cuantomás cerca del centro, más amarillo adquiere el relleno. Tan pronto como el rango devalores se expande, es decir, aparece un nuevo valor máximo y mínimo, entonces, como puede ver, todos los números se pintan con un nuevo color corregido y, por lotanto, cambia la tonalidad de la imagen . Permítanme deshacer la últimaregla de formato aplicada y ver un par de ejemplos más. El resto de lasreglas comparativas funcionan según el mismo principio que la escala rojo-amarillo-verde. Aquí están los histogramas de diferentes colores, aquí están las otras escalas de color y aquíestán los símbolos. Elijamos, por ejemplo, esta regla. Todo es muy simple, intuitivoy extremadamente útil. ¡Y esto es solo el comienzo! Ahora hemos cubierto solo lasplantillas de formato condicional rápido preparadas . Si está ganando experiencia,asegúrese de mirar más adelante aquí en este elemento "Crear una regla". Le permitecrear sus propias reglas de formato personalizadas con loscálculos más complejos , incluidas funciones más avanzadas. Bueno, elúltimo punto. Si es necesario eliminar una regla , al seleccionar el rango requerido,vaya a la sección "Administrar reglas" y aquí podemos eliminar la regla requerida.Aquí ahora solo tenemos una regla con símbolos, la selecciono y la elimino.En este caso, el rango seleccionado puede tener varias reglas. Te lo mostraré ahora. Antes de eso,aplicamos la escala de colores a todos los valores de la tabla como un todo. Ahoraaplicaré una regla separada para cada día . Así es como selecciono un valor en elmarco de solo el lunes y agrego la regla necesaria en formato condicional .En este caso, en la regla agregada, el máximo y el mínimo ahora sedeterminan en un solo día. Hago lo mismo con otros días.¡Multa! Bueno, es natural que tengamos varias reglas aquí, asícomo el rango al que se aplican, lo podemos ver en la ventana de administración de reglas. Aquí,selecciono todo el rango y reviso las reglas que contiene. Si es necesario, puedo cambiarlos o eliminarlos inmediatamente. ¡Multa! Ahora veamos la segundaherramienta. Tarde o temprano, le garantizo que también lo necesitará: esta es la división deltexto en columnas. Como ejemplo, he preparado una hoja de este tipo y en ella, como podemos ver, loscontenidos se presentan de la siguiente manera. Cada una de estas celdas tienecuatro valores y todos están separados por una coma. Si dividimos elcontenido de estas celdas, basándonos en las posiciones de las comas, obtenemos unatabla clásica. Tendrá cuatro columnas: "Categoría", "Producto", "Fabricante","Cantidad" y diez entradas correspondientes. Entonces, para producir una divisiónrápida y similar de texto en columnas en Excel, seleccione el rango con las celdas requeridas yluego en la pestaña "Datos", haga clic en el botón "Texto por columnas". Seabre la siguiente ventana y en ella tenemos dos opciones: separar los valores de celda porcaracteres separadores o separarlos por el ancho de columna especificado. En la granmayoría de los casos se usa la primera opción en esta ventana y lanecesitamos ahora también, ya que tenemos la separación de valores en los datos indicada conuna coma. Entonces lo seleccionamos, hacemos clic en "Siguiente" y en esta ventana Excelnos pregunta qué carácter es el separador. Por defecto, el carácter de tabulaciónestá seleccionado , pero para nosotros esta opción es incorrecta, por lo que desmarcamos la casilla que estádelante y la ponemos delante de la coma. En la ventana de vista previa, vemos inmediatamente elresultado que necesitamos. Naturalmente, si tuviéramos un carácter diferente como separador en los datos iniciales, sería este carácter el que tendría que indicarse aquí, o tendría que introducirlo usted mismoen la ventana de abajo marcando la casilla junto a "Otro " opción. ¡Multa! De hecho, ya ahora podemos hacer clic en el botón "Finalizar" y obtener la placaque necesitamos , pero antes de eso quiero mostrar una ventana opcional más. Hago clic en"Siguiente" y en este último paso opcional podemos establecer un cierto tipo dedatos para las columnas, podemos excluir algunas columnas del resultado aquí, ytambién es posible establecer un rango diferente para mostrar el resultado de dividir valores. . Estoybastante satisfecho con la configuración actual , así que hagoclic en "Finalizar" y ahora tenemos una tableta lista para usar, en la que puedetrabajar de manera segura. Entonces, ahora veamos las características principales delfiltro y la clasificación. Como ejemplo , tenemos una placa estática.Para comenzar a usar la función de filtro, seleccione una de las celdas y enla pestaña "Datos", haga clic en el botón "Filtro". Inmediatamente, como puede ver, hemos agregado lossiguientes controles de filtro. ¿Qué pueden hacer ellos? Y puedenhacer muchas cosas útiles, tanto básicas como avanzadas. Comencemos conuno simple. Hago clic en el botón de filtro en la primera columna y se abre la siguienteventana. En él, podemos ordenar los elementos de la lista de la a a la z y viceversa de la za la a. Además, si ciertas celdas de esta columna están coloreadas en diferentescolores, entonces podemos mover rápidamente hacia arriba las celdas del color requerido en la lista. Así que coloreé algunas celdas en tres colores diferentes y ahora puedo seleccionar un color determinadoen la sección "Ordenar por color" , por ejemplo, verde. Como puede ver, las filas en lasque las celdas de la columna de producto están pintadas en el color seleccionado se elevaron inmediatamentedentro de la tabla, su parte superior. Elegimos un color diferente y ahora las nuevas líneas sepresentan en la parte superior. Ok, sigamos adelante. En la siguiente subsección, presentamosla funcionalidad de filtrado. ¿Qué vemos aquí? Primero, vemos que aquítambién puede filtrar por color, y en este caso solo se muestran las líneascoincidentes . Para cancelar el filtro y mostrar todas las filas de la tabla en la misma ventananuevamente , haga clic en "Eliminar filtros de columna". Por cierto, básicamente no hago clic en estesímbolo de filtro, sino que utilizo una combinación de teclas, lo que te aconsejo que también hagas. Es muy sencillo y te permite trabajar mucho más rápido. Así es como se hace.Seleccione la celda con el símbolo de filtro, mantenga presionada la tecla Alt y haga clic en latecla de flecha hacia abajo. Como resultado, se abre una ventana familiar.También puede ir al elemento deseado aquí usando las flechas y yaconfirmar la selección con la tecla Enter. Como ejemplo, apliqué elfiltrado para ver solo las filas con celdas amarillas en la columna "Producto".También es fácil quitar un filtro agregado usando solo el teclado. Seleccione elencabezado de la columna deseada, mantenga presionada la tecla Alt, presione la flecha hacia abajo, mueva lasflechas al elemento deseado para eliminar el filtro y presione Enter. ¡Multa! Vayamosmás lejos. El apartado principal en el que tienes que trabajar con filtros, claro,aquí está. Es decir, seleccionamos el campo de entrada e ingresamos lo que nos interesa. Por ejemplo,"Mo" y ahora se muestran resultados adecuados en los que está presente la sílaba deseada "Mo".Presione Enter y la tabla se filtrará correctamente . Si necesita guardar elresultado de este filtrado y agregar un producto más al mismo tiempo, puede hacerlo así.Abra el filtro, ingrese el producto deseado, por ejemplo, uvas, y ahoramarcando la casilla junto al elemento deseado, marque la opción "Agregar fragmento seleccionado para filtrar".Pulsamos en Aceptar y ahora hemos añadido otro producto, dejandotodos los anteriores. está bien. Cancelaré el filtrado actual y consideraré otro punto extremadamenteimportante, a saber, aprenderemos cómo aplicar reglas de filtrado avanzadas.Aquí tenemos la capacidad de establecer la salida de solo aquelloselementos, cuyo contenido, por ejemplo, no es igual a un cierto valor o,por ejemplo, tiene un cierto principio o final textual , o contiene algúntexto en sí mismo, y pronto. Como ejemplo, hagamos lo siguiente. Elijo"Termina con" y aquí escribimos la letra "A". A continuación, puede agregar otros criterios defiltrado y vincularlos a las reglas "Y" o "O", pero para nuestro ejemplo, unaopción tan simple funcionará por ahora. Haga clic en Aceptar y ahora hemos mostrado esaslíneas del nombre del producto, en las que termina con la letra "A". Bueno, y el últimocomentario, deshaceré la última acción por él . En los filtros, esta sección es muy, muy poderosa y, según el tipo de datos en la columna, los comandos disponibles aquídifieren. Por ejemplo, en la columna de producto, que contiene los valores de textodel nombre del producto, existen criterios específicamente para el texto, es decir,"comienza con", "termina con" y así sucesivamente. En la columna con fechas habrá criteriosrelacionados con fechas. Aquí hago clic en la misma sección del filtro en la columna "Fecha" y tenemosuna lista tan larga de diferentes opciones: "Antes", "Después", "Mañana", "Hoy","Este mes", etc. . Elijamos, por ejemplo, "Este mes" y aquí está el resultado.Estoy grabando este video en agosto de 2021 y, en consecuencia, como resultado dedicho filtrado , solo veo registros de las siguientes fechas de agosto. ¡Multa! Bueno, lascolumnas con valores numéricos ordinarios también tendrán sus propioscriterios de filtrado especiales , a saber, por ejemplo, "Mayor", "Menos", "Entre", "Primeros 10 ..." y así sucesivamente. En general, definitivamente te recomiendo que juegues con estos filtros para poder aplicarcon confianza todos sus beneficios en la práctica. Bueno, para aquellos que hanvisto el video antes aquí , un truco de vida especial y genial. Si la lista es muygrande y solo es necesario filtrar ciertos valores en ella , no esnecesario ir a la sección de filtro y registrar allí el valor deseado. Es muchomás fácil hacer clic derecho en la celda con el valor requerido en la tabla yseleccionar la opción de filtrado deseada. Aquí está "Filtrar por el valor de la celda seleccionada".¡Súper! Siga adelante. Entonces, la siguiente herramienta es la eliminación de duplicados. Enesta hoja hay, en primer lugar, una placa de este tipo y en ella se repitenalgunos elementos . Por cierto, esta es una buena oportunidad para ver otrainteresante regla de formato condicional en acción . Selecciono toda la columna,entro en formato condicional y aquí hago clic en la regla de selección decelda "Valores duplicados". Excel seleccionó inmediatamente celdas para nosotros, cuyos valores noson únicos dentro de esta columna, es decir , se repiten en al menos unacelda más . Por ejemplo, "Alforfón" aparece dos veces, "Zanahoria" tres veces y, por ejemplo,"Uvas" aparece solo una vez, por lo que su celda no seresaltó mediante el formato condicional como resultado . Entonces, suponga que necesitamosdejar una lista de valores únicos y no repetidos. Para hacer esto, nuevamente,seleccione la lista deseada como esta y en la pestaña "Datos" haga clic en "Eliminar duplicados".Destaqué la columna con el título, por lo que debería haber una marca de verificación aquí.Hago clic en Aceptar y listo. Excel eliminó ocho valores duplicados y dejó solo once valoresúnicos. Aquí, en esta área oculta y agrupadade la hoja de trabajo, se prepara una placa con dos columnas. Si loseleccionamos y también hacemos clic en el botón eliminar duplicados, Excelpregunta qué columnas verificar. Si dejamos todas las columnas seleccionadas,así, y hacemos clic en Aceptar, Excel eliminará solo aquellas filas en las que los valorescoincidan tanto con la columna "Producto" como con la columna "Fabricante". Al mismo tiempo, cuandoutilice el comando para eliminar duplicados, asegúrese de no olvidar queeste comando, a diferencia de un filtro, en realidad elimina un valor de la tabla. De acuerdo, bueno, unapequeña ventaja para aquellos que no saben cómo agrupar columnas como esta. Para hacer esto,seleccione las celdas de las columnas requeridas, la fila puede ser al menos la quinta, incluso la décima, loprincipal es que las celdas se seleccionan dentro de las columnas requeridas. Luego usamos lacombinación de teclas CTRL + Espacio, seleccionando así las columnas enteras, y luego deeso mantenemos presionada la tecla Shift + Alt, y manteniéndolas presionadas , hacemos clic en la tecla de flecha derecha.Eso es todo, se ha agregado la agrupación. Ahora se puede ocultar y revelar con éxito.Para eliminar la agrupación, hacemos lo mismo, pero en lugar de la tecla de flechaderecha , usamos la flecha izquierda. Así que ahora echemos un vistazo a la siguiente herramientaútil : listas desplegables simples. Como ejemplo, supongamos quetenemos algún tipo de plato con precios y queremos hacerun campo interactivo en el que un producto se seleccionaría aquí de la lista deproductos disponibles , y su precio se vería abajo. Ahora escribiré estáticamente temporalmente, por ejemplo, lapalabra "Café" y aquí, como se dijo, se debe mostrar el precio de esteproducto. Considere esto como una gran oportunidad para practicar una vez más laescritura de una función que todo principiante debería conocer : BUSCARV. Entonces, ponemos un signoigual, escribimos BUSCARV, abrimos los corchetes, ahora primero indicamos el producto seleccionado "Café", un punto y coma.Buscaremos café en esta mesa. Al mismo tiempo, no olvide que la indicación demercancías en la tabla marcada debe estar en la primera columna. Ahora ponemos unacoma y le decimos a Excel: muéstranos el precio del producto, y como nuestro precioestá en la segunda columna dentro de esta selección, ingresamos dos comotercer argumento. Ahora de nuevo un punto y coma y al final escribimos FALSO paraque solo se busque una coincidencia exacta. Cierre el paréntesis, confirme la entrada ylisto. El precio se ha ajustado con éxito. Acabamos de escribir la función BUSCARV solo paracalentar. Pasemos ahora al instrumento en cuestión. Queremosagregar una lista desplegable a esta celda para que el producto deseado sepueda seleccionar simplemente con un clic del mouse. Seleccionamos la celda requerida y ahora enla pestaña “Datos” hacemos clic en el botón “Validación de datos”. En la ventana que se abre, enel tipo de datos, seleccione "Lista" e indique qué lista necesitamos, es decir, haga clic eneste símbolo y seleccione el rango requerido en la hoja de trabajo.Presione Entrar y haga clic en Aceptar. ¡Todo! Ahora, cuando tenemos esta celda seleccionada,se muestra dicho control, al hacer clic en él, podemos seleccionar elproducto deseado de la lista especificada. Y como en la parte inferior hemos registrado VLOOKUP con un enlacea esta celda, inmediatamente obtenemos el precio deseado de la tabla.Por cierto, aquí solo puedo aconsejar, nuevamente, que no tire del mouse lenta y aburridamentehacia este botón de la lista desplegable , sino, por el contrario, al seleccionar una celda,use rápida y alegremente la tecla Alt + Flecha abajo combinación y use las flechas y latecla Enter para seleccionar el elemento deseado. Así de rápido y conveniente es. ¡OK! Para elanálisis de la próxima herramienta, permaneceremos en la misma hoja. Entonces, ahora veamoscómo puede ingresar sugerencias en las celdas para el usuario, quese muestran solo cuando el usuario selecciona la celda deseada.A continuación se muestran dos ejemplos. También seleccionaré la celda C2 y en la pestaña "Datos" hago clic en elbotón ya familiar "Validación de datos". Ahora vamos al apartado "Input hint",aquí es donde podemos dejar un mensaje para el futuro usuario denuestro archivo. Por ejemplo, simplemente escribiré "Producto" como el título del mensaje,y el mensaje será así: "Seleccione un producto de la lista". Bueno, para volver a consolidar eltruco aprendido con la tecla Alt, recuérdalo en este post (Alt + Flecha abajo). Confirmamos la entrada y ¿quévemos? Ahora que la celda está seleccionada, se muestra el mensaje que especificamos. Tambiénagregaré un mensaje a continuación. Просто впишу заголовок «Цена», а сообщение будет«Цена выбранного товара». Супер! Ну и ещё одно замечание: в прошлом шаге мы добавилиэтой ячейке выпадающий список. По умолчанию подобные списки реагируют наэлементы, которых в них нет, следующим образом. Впишем, например, «Чеснок»,подтверждаем ввод. Excel его не принимает, указывая нам на то, что данное значениене присутствует в заданном для него списке. Если подобное поведение Excelнужно изменить, то заходим опять в окно проверки данных и здесь во вкладке«Сообщение об ошибке» мы можем также, во-первых, добавить заголовок ипользовательское сообщение, а во-вторых мы можем это поведение в принципеотключить, давая таким образом пользователю возможность вводить вячейку любые значения, даже отсутствующие в заданном списке. Итак, следующийинструмент - сводные таблицы. Сводные таблицы — это просто сумасшедшийинструмент, позволяющий быстро, наглядно и профессионально визуализировать большиеобъемы данных и, кроме того, сводные таблицы открывают доступ к созданиюинтерактивных дашбордов в Excel. Когда разберешься со сводными таблицамипонимаешь, насколько просто они работают. То есть вот в качестве примераопределяем источник данных, вставляем сводную таблицу, запрещаем ейсамостоятельно изменять размеры столбцов, и все! Закидываем поля как и куда хотим,крутим наши данные так, как нам нужно, получая самые разнообразные основы дляпринятия управленческих решений. Рассказать все об основах работы сосводными таблицами в этом видео я не смогу, и это и не нужно, так как на каналеуже есть видео о том, как стать экспертом по работе со своднымитаблицами всего за полчаса. Так что обязательно посмотрите это видео, ведьпосле его просмотра на работе у вас просто не будет равных в плане работы соСводными таблицами. Итак, последний простенький, но очень важный инструмент - примечания врабочих листах, такие своеобразные комментарии для последующей работы.Предположим, у нас есть следующая табличка. Мы ее определенным образомпроанализировали и перед следующим совещанием хотим добавить определённыепометки чтобы не забыть их обсудить. Например, общая сумма за август непревысила значение за июль, что нам кажется странным, так как, предположим, поизначальному расчету результат должен был быть выше. Так что запишем это.Выбираем ячейку, щелкаем по ней правой кнопкой мышки и выбираем «Вставить примечание».Здесь пишем, например, «Обсудить низкий показатель». Отлично! Теперь у насвот такой засечкой помечено, что здесь присутствует примечание. Если мы выберемэту ячейку и наведем на нее мышку, то у нас будет выводиться примечание. Добавим еще парукаких-нибудь примечаний, например, вот здесь сейчас впишем «Обсудить последний отчет».При этом, естественно, в этот раз мы будем добавлять примечание не нуднымспособом с помощью мышки, а опять-таки с помощью комбинаций клавиш. Выбираемячейку, вот так перемещаясь к ней стрелками, и теперь используем комбинациюклавиш Shift+F2. Сразу добавляется новое окно примечания и я вписываю нужную намзаметку. Ну и в итоге еще где-нибудь вот здесь добавлю какую-нибудь заметку. Окей! Нуи последний момент. Конечно, такие насечки, особенно, если в рабочем листеприсутствует также красные цвета, как у нас сейчас здесь, могут легко потерятьсяизведу. Чтобы решить данную проблему, можно зайти во вкладку «Рецензирование» ивыбрать настройку «Показать все примечания». Повторным щелчком по этой жекнопке показанные примечания можно снова скрыть. Также по имеющимся примечаниемможно проходится с помощью вот этих кнопок. Вот в одном направлении, и вот вобратном. Чтобы удалить определенное примечание, просто выбираем ячейку с ними открываем контекстное окно этой ячейки либо щелчком правой кнопки мышки по ней,либо комбинацией клавиш Shift+F10, после чего выбираем команду «Удалить примечание».Что ж, отлично! Вот мы и рассмотрели восемь самых важных инструментовдля новичков в Excel. Если это видео Вам понравилось, то подписывайтесь на канал,чтобы и дальше еженедельном получать новые знания для упрощения работы впрограмме Excel, да и не только! Увидимся в следующем видео. Пока!