5 cosas que estas haciendo mal en Excel 😮

[Música] y [Música] ah [Música] qué tal amigos como están espero que muy bien el día de hoy vamos a ver cinco cosas que estás haciendo mal en excel vamos primero a ver qué cuál es el error que nosotros cometemos y después vamos a solucionarlo o dar un consejo para hacerlo de una mejor manera vamos con el primer caso que seguramente ya les habrá pasado a muchos por ejemplo yo acá tengo un texto y este texto está excesivamente se podría decir largo no y lo que haríamos normalmente o de repente miren es seleccionar por ejemplo todo el texto lo cortamos y lo pegamos abajo no y de esta misma manera miren vamos a hacer lo siguiente vamos a seleccionar todo el texto que sobra y lo vamos a pegar abajo esta es una de las prácticas o errores que siempre cometemos para solucionar ese problema y para obtenerlo se podría decir en un espacio a todo nuestro texto sin hacer tanta vuelta lo podemos solucionar de la siguiente manera voy a retroceder y miren lo que voy a hacer por ejemplo si yo quiero que el texto esté en toda esta área que yo acabo de seleccionar miren solamente basta con seleccionar la área y nos vamos a la pestaña inicio a la derecha a la derecha en el grupo edición yo tengo esta opción que dice rellenar vamos a dar un clic en rellenar y luego vamos a bajar hasta esta opción que dice justificar miren le voy a dar un clic y automáticamente y milagrosamente ya tenemos el texto en toda esta esta área que yo acabo de seleccionar otra de las prácticas que también podrían ser recomendables por ejemplo miren es seleccionar todo el área seleccionamos todo el área y luego nos vamos a la pestaña nuevamente inicio pestaña inicio y acá en alineación vamos a dar un clic donde dice combinar y centrar damos un clic acá y miren vamos a bajar o vamos a aumentar el alto de la fila vienen arrastrando hacia abajo y de esta manera luego nos vamos a la parte superior donde ajustar te explicamos un clic en ajustar texto y ya tenemos nuestro texto también en un área seleccionada pero esta vez es una área combina bien ustedes pueden elegir cualquiera de los dos métodos que más les parezca vamos ahora sí con la segunda cosa que estamos haciendo mal en excel pero antes por favor si te gustan nuestros vídeos podrías suscribirte a nuestro canal solamente dando un clic en suscribirme y activando la campanita para que no te pierdas ninguna novedad te lo vamos a estar agradeciendo muchísimo bien vamos a volver y vamos a ver el segundo error que cometemos y quiero que vean que yo acá tengo dos tabletas aunque ya tengo dos tabletas lo que vamos a ver ahora son las celdas combinadas y normalmente el lugar más adecuado para poner estas celdas combinadas siempre es en la parte superior a caminar le voy a pintar de otro color en la parte superior no pero qué pasa cuando nosotros por ejemplo queremos sumar estas dos tablas o estas dos columnas que tenemos acá no mire yo voy a poner voy a poner acá igual vamos a llamar a la función suma y lo que yo voy a hacer es arrastrar miren hacia arriba pero cuando me encuentro con una celda combinada el rango se se puede decir se amplía no hasta donde termina la celda combinada vuelvo a subir y miren acá lo tenemos y de esta manera como que me prohíbe me prohíbe sumar solamente en una columna no seguramente se están preguntando que acá también podríamos modificarlo no vamos a poner la letra c miren vamos a cerrar paréntesis y ahora si ya me está agarrando toda una columna no presiono enter y acá tengo miren total no esa sería una alternativa pero no está se podría decir no estamos haciendo las cosas bien no otra alternativa sería por ejemplo poner igual llamar a la función suma y seleccionar solamente el rango de nuestra primera columna y presionamos la tecla control y seleccionamos el rango de nuestra segunda columna no cerramos paréntesis miren presionamos centre y obtenemos el mismo resultado pero si tuviéramos muchas tablas seguramente sería un trabajo muy pesado estar presionando cada rato control no lo que vamos a hacer es lo siguiente miren la buena práctica que nosotros debemos acostumbrarnos a hacer es al no tener estas celdas combinadas ok porque en algún momento te va a traer problemas o algún error miren yo voy a quitar la celda combinada voy a seleccionar en la primera y en la pestaña inicio en el grupo alineación a cádiz en combinar es entrar lo voy a quitar miren un clic y ya no está combinado no tengo una acá una celda y otra celda a la izquierda lo mismo hago con la la celda combinada le voy a quitar combinar y centrar le doy un clic y ahora si tengo dos celdas separadas si tú quieres que este texto que esté la primera celda se centre miren lo pueden hacer de la siguiente manera seleccionan todas las dos celdas perdón las dos celdas le dan clic derecho y nos vamos donde dice formato de celdas luego de eso vamos a ir a la pestaña alineación y acá donde dice horizontal vamos a dar un clic y vamos a seleccionar donde dice centrar en la selección damos un clic en centrar en la selección aceptamos y milagrosamente miren ahora nuestro texto está en el medio de las dos celdas pero ojo no está combinado esta sería la mejor práctica o la práctica más recomendada que ustedes deberían hacer no combinar celdas sino centrarlo en la selección vamos a hacer lo mismo acá en estas dos celdas miren seleccionamos clic derecho y le damos nuevamente donde dice formato de celdas vamos a ir a horizontal y le vamos a dar centrar en la celda aceptamos y ya lo tenemos nuevamente al centro sin combinar ambas celdas no otras de las preguntas que seguramente se hacen es cómo identificamos qué celdas están combinadas cuando tenemos muchísimos archivos o muchísimos registros datos sería un trabajo muy largo e investigar o buscar qué celdas están combinadas no por ejemplo mira yo voy a combinar para ejemplo algunas de ellas miren algunas de ellas por acá y de repente por acá también le combinaría mira a ver no me permite bueno ya me permitió me eliminó mire me eliminó pero tengo una celda combinada si yo quiero ver en qué parte de mi hoja excel tengo estas celdas combinadas que me causan problemas por alguna u otra razón no lo que podemos hacer lo siguiente vamos a ir a la pestaña inicio y a la derecha superior vamos a ir a buscar buscar y seleccionar un clic y le damos donde dice reemplazar les va a saltar la siguiente ventanita acá nos aseguramos dentro de le vamos a poner hoja o libro también para que nos busquen todo el libro solamente hoja para mí y acá donde dice buscar vamos a dar un clic en formato damos un clic y les va a saltar la siguiente ventanita esta opción que tienes acá tiene que estar con la palomita miren solamente darle un clic y va se va a marcar con la palomita con el check y no tiene que estar con el signo menos sino con el check luego le damos en aceptar y vamos a empezar a buscar miren buscar siguiente miren nos está seleccionando buscar siguiente buscar siguiente miren tenemos acá cirugía a buscar siguiente y de esta manera nos va a mostrar todas las celdas combinadas y nosotros vamos a poder quitar esas combinaciones para que no nos traiga errores a futuro seguramente si agarro esta lista de cinco cosas que estamos haciendo mal está la número tres sería la más te podría decir utilizada incorrectamente tenemos que definir los conceptos bien en claro aquí nosotros lo que tenemos es un rango de datos y lo que no utilizamos o muchas personas no utilizan es el formato tabla es muy diferente hablar de rangos de datos y hablar de tablas aparentemente parecen iguales no pero pero las tablas te dan muchas virtudes te dan una serie de cosas positivas que te van a ayudar al utilizar excel por ejemplo que cada vez que agregues un nuevo registro las fórmulas se actualizan automáticamente lo mismo sucede cuando trabajamos con gráficos cuando trabajamos con tablas dinámicas y muchísimas cosas más las tablas se podría decir que son lo mejor que tiene excel y siempre nosotros debemos transformar a nuestro rango de datos y eso se podría decir que es algo muy básico pero muy necesario hacer siempre siempre bien si quieres saber más de tablas donde enseñamos todas las virtudes desde cero hasta lo más avanzado hablando de tablas puedes ver este mini curso que tengo a la derecha superior donde hablamos solamente de tablas y todas las virtudes que tiene bien pero vamos a transformar esta tablita primero a este rango perdón a tabla miren hasta yo me confundí selecciono todo este rango de datos nos vamos a la pestaña insertar y acá dice tabla vamos a dar un clic donde dice tabla les va a saltar la siguiente ventanita y lo único que tenemos que hacer acá es darle en aceptar pero otra manera también es seleccionando el rango de datos nos vamos a la pestaña inicio y aquí en el centro donde dice estilos acá dice dar formato como tabla vamos a dar un clic acá podríamos seleccionar cualquiera de ellas por ejemplo el color que más me gusta no yo voy a poner este miren es naranja doy un clic y nuevamente en aceptar y de esta manera ya tengo mi tablita si quisiera cambiar el estilo solamente basta con dar un clic en cualquier parte nos vamos a la derecha y acá seleccionamos mir en cualquiera de ellos no por ejemplo en el que más les parezca no yo voy a poner por ejemplo podría poner también el primero que es ninguno miren y de esta manera ahora nosotros seleccionamos nos vamos a inicio y podríamos pintarle al color que más nos parezca lo más personalizado bien una de las virtudes como les había dicho es que las fórmulas se actualizan automáticamente por ejemplo miren si yo pongo acá igual miren cómo está igual y llamó la función suma y seleccionó todo mi rango de datos miren toda toda la columna que tenemos acá y cerramos paréntesis presionamos enter pero antes antes miren lo primero que me aparece acá es el nombre de la tabla que no le cambiamos no dice tabla 2 y lo siguiente entre corchetes lo que sigue miren entre corchetes ponen el nombre del inc acá el nombre del encabezado que es ingresos 2023 le presionó enter y la suma total y ya lo tengo acá mire ya lo tengo acá no pero si yo agrego un nuevo registro por ejemplo voy a poner el tío text y miren al final al final acá le voy a poner un dato por ejemplo le voy a poner mil 123 fíjense si apretó enter como esta fórmula se va a actualizar miren cómo esta fórmula se va a actualizar presionó enter y ya me acaba de cambiar el número no voy a agregar una nueva un nuevo registro voy a poner miguel vela y al final al final miren al final acá yo voy a poner a ver vamos a poner una pero esta vez uno dos tres cuatro cinco ceros para tener 46 mil miren si presionó enter este 45 se va a actualizar presionó enter y ya se actualizó no ahí lo tenemos lo sumo 10.000 se podría decir si 100 mil más 100 mil más creo no sí ahí lo tenemos pero fíjense qué y al final de mi tablita tengo como un icono de color azul no ese icono de color azul cada vez va a ir bajando más cuando agregamos registros no eso no sucede con el rango de datos que el rango de datos no se actualiza y tenemos que hacerlo manualmente cada vez no cada rato manualmente si agregamos más registros lo mismo exactamente lo mismo pasa si nos vamos a los pestaña insertar y ponemos cualquier gráfico vamos a poner por ejemplo a ver un gráfico que lo represente vamos a poner este por ejemplo miren ahí lo tenemos si agrega un nuevo registro miren vamos a poner acá nuevamente a ver el fuerte vamos a poner 2022 presiono enter y miren acá a la derecha ya me salta mi barrita que dice el tío ted 2022 automáticamente tu gráfico y ya se actualizó y acá podría poner vamos a poner cualquier número enter y miren también el gráfico acaba de crecer bien también el gráfico acaba de crecer no si lo juego por ejemplo si como el gráfico disminuyó ahí lo tenemos estas son algunas de las facultades algunas de las virtudes que tienen las tablas en excel así que ya lo sabes transforma todos tus rangos siempre a tablas para que no tengas problemas o no estés haciendo muchas cosas manualmente otra de las cosas que estamos por ejemplo acostumbrados a hacer mal es cuando trabajamos con diferentes libros con diferentes excel no pero en este caso se vinculan por ejemplo acá yo tengo una función la función buscar bueno y nos está jalando miren nos están buscando en otro libro en otro libro en el libro se llama ave de punto xlsx no pero el problema viene cuando nosotros deseamos de repente ya no trabajar con esa hoja o ese libro no esto sobre todo pasa cuando nosotros copiamos nuestra información a otro lado por ejemplo miren este buscar un estás hablando de aquí vamos a hacer un ejemplo vamos a suponer que este libro excel que se llama bd y ya no quiero trabajarlo ok quiero llevar esa información a otro libro excel por ejemplo yo voy a abrir un excel en blanco a ver vamos a esperar unos segundos y yo le voy a guardar a este con otro no vamos a suponer que este excel tiene más información y yo quiero que ahora toda mi base de datos esté acá no yo voy a ponerle por ejemplo mi nombre voy a ponerle miguel vela y le doy en guardar lo que haríamos aquí por ejemplo mire a casa en vez de vamos a darle a esta hojita un clic derecho y le vamos a dar donde dice mover o copiar un clic acá mover o copiar luego de eso le vamos a llevar miren acá y vamos a buscar el libro 'miguel vela no ahora yo quiero que esté mi base de datos acá y le doy en crear una copia y le damos en aceptar mira le damos en aceptar ya acá miguel vela tiene estos datos no le doy en guardar voy a cerrar y miren acá también voy a cerrar ok pero antes y yo lo que voy a hacer ahora miren lo que voy a hacer ahora es eliminar en este caso por ejemplo la base de datos que antiguamente utilizaba que se llama bd no lo eliminamos y ya no está acá si no lo tenemos y se venimos acá miren si venimos acá este dato nos sigue nos sigue cargando del libro que yo eliminé pero ya no quiero trabajar con ese libro no vamos a guardarlo a ver vamos a guardarlo y vamos a ver si nos votó un error por ahora no nos vote error pero vamos a volver a abrir bien miren ahora me vota un error me pide si desea actualizar le voy a dar a actualizar y continuar ok aparentemente miren aparentemente aún nos sigue buscando en la hoja o en el libro excel antiguo pero lo que yo normalmente haría de repente es hacerlo manual no ósea miren cambiar la hoja que tenemos acá para hacerlo un poquito más difícil acá para que me entiendan bien estoy abriendo la nueva hoja que yo acabo de crear que se llama miguel vela no a ver a ver a ver acá está miren yo le voy a cambiar hasta el nombre de en este caso el nombre de la hoja le voy a poner en base bien le guardo le cierro y ahora sí miren ahora si ya tengo acá miren por ejemplo dos cosas por cambiar la primera es el nombre el nombre del libro y mi nuevo libro se llama miguel vela no entonces tendría que venir acá por ejemplo cambiarlo manualmente es lo que todo el mundo hace miguel vela y acá esto mira en la hoja se llama base de datos no este es el nombre de mi hoja y este es el nombre de mi nuevo libro para no hacerlo manualmente porque seguramente van a haber muchas fórmulas por cambiar nosotros lo podemos hacer automáticamente de la siguiente manera nos vamos a la pestaña datos y nos vamos donde dice editar vínculos acá clarito un clic les va a saltar esta ventanita y a la derecha a la derecha dice cambiar origen alcalde damos miren pero ojo vamos a seleccionar la hoja de cálculos que queremos actualizar y le damos en cambiar origen ahora sí aquí yo voy a buscar a donde le voy a enlazar se llama enlaces externos acá está mi hojita y miren ahora se llama miguel vela lo seleccionó le doy en aceptar miren y me dice con cual hoja quiero vincular en este caso se llama base de datos no y le doy en aceptar miren le doy en aceptar y ya me acaba de cambiar todo miren todo los los links ok los vínculos voy a cerrar y quiero que observen si me voy a cualquier fórmula en la parte de las fórmulas ahora dice miguel vela y el nombre de la hoja base de datos no hice cambio de una manera automática en todas mis hojas no si de repente de repente quieren eliminar también de repente la fórmula para que no estén eliminando uno por uno se van a editar vínculos y lo único que hacemos acá es romper vínculo o un clic acá le damos en romper vínculos cerramos y quiero que observen que ahora ya no existe fórmula miren ya no si se formula solamente vamos con la última mala práctica que posiblemente estemos aplicando a la hora de usar excel esto trata sobre esconder o mostrar filas o columnas en excel no quiero que observen que si nosotros por ejemplo realizamos acá una suma ponemos igual llamamos a la función suma seleccionamos todos los datos cerramos paréntesis y presionamos en terminen acaten un valor que es 457 1800 si yo selecciono miren todos estos datos que supuestamente estoy sumando y me voy a la derecha inferior acá podemos tener rápidamente miren una suma y esta suma es 100 mil 300 y como pueden observar es diferente a la de la función suma que nosotros acabamos de aplicar esto nos podría causar de repente alguna confusión o de repente también algún problema no pero como nosotros solucionamos eso miren a la mano izquierda acá a la izquierda si nos fijamos las filas del 6 de la fila 6 se salta a la fila 22 y entre estas dos filas existen dos rayitas eso quiere decir que dentro o en el rango de estas dos filas están ocultas más filas lo primero que vamos a hacer miren es mostrarlas como hacemos seleccionamos las dos filas y luego le damos clic derecho y le damos en mostrar un clic acá y miren como nos muestran las filas que estaban ocultas no por ejemplo esconder para mí es una mala práctica porque te puede causar o ocultar cómo es un hombre te puede causar alguna confusión no la recomendación acá sería que nosotros utilicemos grupos porque visualmente lo vamos a poder ver sin mucho esfuerzo no por ejemplo miren cómo hacemos un grupo hacemos lo mismo era desde el 6 miren hasta el 22 si no me equivoco no miren del 6 hasta el 21 le vamos a ir vamos a ir perdón a la pestaña datos un clic en datos derecha dice acá agrupar miren damos un clic y le damos a agrupar de esta manera miren de esta manera si nosotros queremos ocultar unas filas le damos en el menos y obtenemos el mismo resultado pero esta vez tenemos un más a la izquierda que cualquier persona que lo puede ver no esta práctica es más recomendada que la práctica anterior que es ocultar filas si queremos desagro para simplemente seleccionamos el 6 y el 22 y nos vamos donde dice des agrupar un clic endesa agrupar y miren ya volvió a su normalidad no pero no se olviden seleccionar y dar nuevamente donde dice mostrar [Música]